Saisie comptable : conseils d’Expert Comptable

La saisie comptable pour qui et pourquoi ?

Pourquoi fait on de la saisie comptable ?  Qui est concerné par la tenue comptable ? 

Tout d’abord, la saisie comptable est un sujet simple et complexe à la fois. En effet, elle répond à une procédure précise et à des compétences telle que la rigueur. Ainsi, l‘expert comptable de Lyon vous expose le fonctionnement de la saisie comptable. 

La saisie comptable commence par saisir des factures de vente

Avant de parler de saisie comptable, faisons un rappel. La facture est obligatoire pour les ventes ou prestations de services réalisées par un professionnel pour les besoins d’un autre professionnel, elle n’est donc pas obligatoire pour les ventes ou prestations faites à des non-commerçants.

Dans le cadre d’une comptabilité au régime normal, toutes les entreprises qui établissent des factures et qui sont redevables de la TVA doivent ainsi tenir un journal de ventes enregistrant chaque opération dans l’ordre chronologique des factures, en indiquant son montant et la référence à la facture.

Les commerçants qui ne font que des ventes au comptant enregistrent leurs ventes directement dans le journal de caisse.

Les ventes au comptant doivent être comptabilisées d’une manière détaillée, sauf pour les ventes d’une valeur inférieure à 75 € TTC (par opération) qui peuvent être transcrites globalement à la fin de la journée.

Les comptes de ventes et les comptes de TVA collectée doivent être ventilés par taux de TVA. Les comptes de ventes, ventilés par nature d’activité : ventes, prestations de services, production…

Au-delà, le choix des subdivisions, dépend des besoins de l’entreprise : exemple, pour suivre la rentabilité d’un produit ou d’un secteur.

Nous préconisons la tenue de comptes clients individuels. En fin d’exercice, listez nominativement les créances restant dues.

L’utilisation des comptes auxiliaires facilite les contrôles ; ils devront être mis en place en association avec un plan comptable facilement mémorisable; plan comptable alphabétique reprenant les racines des comptes de tiers. Utilisez les fonctions de recherche des logiciels.

S’il est possible de connaître de manière fiable et rapide les créances impayées à la fin d’un exercice; alors des comptes collectifs peuvent être utilisés.

Que doivent comporter les écritures dans une saisie comptable ?

Les écritures de ventes doivent comporter :

• La date de la facture,
• Le numéro de la facture,
• Le nom du client, ce qui permettra de vérifier que l’affectation du compte de tiers est correcte,
• Un libellé permettant d’identifier la nature de la vente si elle est hors de l’activité courante (ce qui permettra de vérifier l’affectation du compte de vente), la périodicité éventuelle.

Recommandations :

• Vérifier qu’aucune séquence de factures ne manque (surtout si l’intégration des ventes est automatique),
• Veiller à ce que le choix des ventilations des ventes corresponde à une analyse économique du dossier, le réviser régulièrement pour l’adapter à l’évolution du dossier,
• Utiliser, d’une année sur l’autre, un même compte pour une même affectation,
• Veiller à ce que les comptes auxiliaires « divers » soient suivis régulièrement et ne deviennent pas des comptes « poubelle » ; limiter leur utilisation,
• Faire un contrôle de la TVA sur ventes enregistrée par rapport à l’affectation des comptes de ventes. Ce contrôle est mensuel, trimestriel, semestriel, ou annuel en fonction de la taille du dossier.

Exemple :

Jour	Compte	Libellé	Débit	Crédit	Numéro Pièce
31	706000	Ventes XXXX		5000	F0001
31	445710	Ventes XXXX		980	F0001
31	411XXX	Ventes XXXX	5980		F0001

Pour les factures de ventes, la créance envers le client (en TTC) s’inscrit au DEBIT

Le produit (= Chiffre d’affaires) est comptabilisé au CREDIT

Le compte de TVA COLLECTEE (445710) s’inscrit au CREDIT et viens solder l’écriture.

Pour les AVOIRS, c’est exactement l’écriture inversée.

La saisie comptable, c’est également saisir des achats et des frais généraux

Toutes les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise, enregistrées au jour le jour :

• Toutes les factures d’achats et de frais généraux reçues, comptabilisés sur un journal d’achat; même si une facture fait l’objet d’un litige et qu’elle doit donner lieu à un avoir.
• Chaque facture, enregistrée séparément. Afin d’éviter les doubles enregistrements, seuls les originaux de facture doivent être enregistrés, veillez à ne pas enregistrer de bon de livraison, de factures de relance, de photocopies…

Ainsi, vous pourrez enregistrer des relevés de factures si et seulement si :

• On accroche au relevé toutes les pièces justificatives;
• Le relevé donne le détail des calculs, facture par facture; conduisant aux sommes globales débitées aux divers comptes de TVA et d’achats ou de frais généraux.

Quels points s’occuper avant d’enregistrer une facture ?

Avant d’enregistrer une facture il convient de s’assurer des points suivants :

• la facture s’adresse bien à l’entreprise,
• la facture est conforme au formalisme obligatoire (date, numéro d’ordre, registre du commerce, détail de la facturation, mention de la TVA…),
• De bien avoir identifié l’affectation comptable; (charge/immo., achats/frais généraux, dépenses personnelles du dirigeant…),
• la TVA est déductible,
• la devise de la facture correspond à celle de la tenue de comptabilité,
• Si un doute subsiste, il est ainsi préconisé d’interroger le cabinet avant la saisie et de n’utiliser le compte d’attente qu’en dernier ressort.

Ainsi, le choix des comptes à l’intérieur du plan comptable doit répondre :

• Aux spécificités de l’entreprise,
• Aux besoins de contrôle,
• et enfin aux obligations fiscales.

Enfin, pour la mise en place des comptes auxiliaires fournisseurs, les recommandations sont les mêmes que pour les clients.

Les écritures d’achats doivent comporter :

• La date de la facture,
• Le numéro d’ordre interne,
• Le nom du fournisseur, ce qui permettra de vérifier que l’affectation du compte de tiers est correcte,
• Un libellé permettant d’identifier la nature de la dépense (ce qui permettra ainsi de vérifier l’affectation du compte d’achat ou de frais généraux), la périodicité éventuelle, le montant en devise d’origine.

Exemple :

Jour	Compte	Libellé	Débit	Crédit	Numéro Pièce
18	6xxxxx	FRS XXX facture	1000		1
18	445660	FRS XXX facture	196		1
18	401xxx	FRS XXX facture		1196	1

Pour les factures d’achats, la dette envers le fournisseur s’inscrit au CREDIT

Le compte de charge s’inscrit au DEBIT : fonction de la nature de la charge

Le compte de TVA DEDUCTIBLE (445660) s’inscrit au DEBIT et viens solder l’écriture.

Pour les AVOIRS, c’est exactement l’écriture inversée.

Il faut toujours vérifier que le journal soit équilibré, c’est-à-dire, que l’écriture soit équilibrée.

La saisie comptable, c’est aussi saisir les opérations de caisse

La caisse est un élément central des entreprises dont l’activité est la vente au comptant.

En effet, le journal de caisse doit répondre à certaines règles de forme et de fond :

• Le solde de la caisse ne doit jamais être créditeur, le contrôle se fait au quotidien. L’existence d’une caisse créditrice constitue une présomption d’irrégularité de la comptabilité,
• En principe, le journal de caisse ne doit présenter que des espèces. Toutefois les commerçants enregistrent les recettes effectuées tant en espèces que par chèques ou cartes bancaires dans ce journal (Rép. Francou, Sén. 19 janvier 1982, p. 261) à condition qu’à chaque remise de chèques en banque, le compte de caisse soit crédité du montant des chèques remis, qu’une ventilation soit effectuée entre les encaissements reçus en chèque, carte bancaire et espèces, que tous les mouvements de fonds fassent l’objet d’un enregistrement distinct et que chaque opération doit s’appuyer sur pièce justificative. Pour cela utilisez un brouillard de caisse (informatique ou papier).

Les bandes de caisse enregistreuses doivent être conservées.

En l’absence de caisse enregistreuse, les brouillards doivent être conservés.

La saisie comptable c’est enfin le Journal de banque

Tout d’abord, la comptabilisation des opérations de trésorerie se fait à la date de réalisation des faits générateurs des mouvements de trésorerie :

• Emission du chèque ou de la carte bancaire,
• Date d’échéance des effets,
• Ainsi que la date de remise en banque.

Ainsi, chaque établissement financier ouvre un compte spécifique.

En effet, en cas d’utilisation de comptabilités auxiliaires, les encaissements et les décaissements doivent être enregistrés en détail dans chacun des comptes de tiers.

Finalement, toutes les opérations journalières s’enregistrent jusqu’à la date de clôture de l’exercice. Elles font l’objet de contrôles par établissement de rapprochements bancaires.

Que doivent comporter les écritures bancaires dans la saisie comptable ?

Tout d’abord, les écritures bancaires doivent comporter :

• La date de l’opération,
• Le numéro d’ordre interne,
• Le numéro de référence bancaire,
• Un libellé permettant d’identifier la nature de l’encaissement ou du décaissement (chèques, effets, virements…), le nom du bénéficiaire ou celui de l’émetteur (ce qui facilitera les lettrages).

Exemple :

Jour	Compte	Libellé	Débit	Crédit	Numéro Pièce
1	401xxx	Paiement FRS	1196
1	512000	Paiement FRS		1196
3	411xxx	Encaissement du client		5980
3	512000	Encaissement du client	5980
6	627000	Frais bancaires	20
6	445660	Frais bancaires	3,92
6	512000	Frais bancaires		23,92
10	421000	Paiement des salaires	5000
10	512000	Paiement des salaires		5000
15	431000	Paiement URSSAF	6000
15	512000	Paiement URSSAF		6000
20	444000	Paiement de l’impôt sur les sociétés	6000
20	512000	Paiement de l’impôt sur les sociétés		6000
30	580000	Virt entre mes comptes	50000
30	512000	Virt entre mes comptes		50000

ATTENTION : Le montant du compte 512 est à l’opposé de celui sur relevé bancaire.

Ainsi, par exemple : si vous recevez 1.000 €, il apparaît au CREDIT sur votre RELEVE BANCAIRE PAPIER. En revanche, dans la compta, il apparaître au DEBIT du COMPTE 512.

NB : Le compte 580 permet la transition comptable entre 2 banques lorsqu’il y a des virements de banques à banques. Ce compte doit toujours se solder puisque dans l’autre banque, la même écriture avec les montants inversés, doit apparaître.

Pour résumer :

• Un paiement se traduit par un compte 512 au CREDIT
• Un encaissement se traduit par un compte 512 au DEBIT

Vérifier l’équilibrage de l’écriture du journal, par la suite, validez le solde final du journal de banque pour qu’il soir égal à celui du relevé bancaire.

Conclusion sur la saisie comptable

En conclusion, si vous voulez faire de la saisie comptable très facile, nous vous invitons à découvrir notre nouvelle application Open. En effet, cela va changer complètement votre vie : un robot réalise automatiquement la saisie comptable. Juste à valider l’opération. Nous disposons également d’autres applications comme QuickBooks. Et enfin, si vous aimez les sites un peu décalés, n’hésitez donc pas à consulter notre dernière vitrine Internet.