La loi du 12 mai 2009 a introduit le bulletin de paie électronique. Celui ci est tout a fait légal. Le législateur a prévu des gardes fous en termes de contenu du document. Le support numérique proposé doit être fiable et infalsifiable.
Le bulletin de paie électronique, encadré par la loi?
La remise du bulletin par voie numérique doit protéger l’intégrité des données. L’employeur engage donc sa responsabilité la dessus. En effet, les informations contenues dans ce bulletin doivent ressortir complètes, exactes, non altérées et surtout confidentielles.
Par ailleurs, parallèlement à la remise du bulletin, l’employeur se doit de proposer une solution d’archivage du type « coffre fort électronique » à ses salariés ayant un contrat de travail en cours.
L’Etat a également apporté des précisions sur ce coffre fort électronique. Le décret du 16/12/2016 définit les termes. L’employeur doit garantir la disponibilité du bulletin dans le coffre pendant soit une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié atteigne ses 75 ans.
Par ailleurs, la Loi travail indique que le bulletin de paie électronique sera consultable dans le cadre de la plateforme de service instituée au titre du compte personnel d’activité, plateforme dont la gestion a été confiée à la Caisse des Dépôts et Consignations.
Peut on refuser la remise du bulletin en format électronique?
Il est possible de refuser la remise de son bulletin de paie au format électronique. Les modalités de mise en oeuvre du bulletin de paie au format électronique sont modifiées depuis le 1er janvier 2017.
L’évolution des modalités de mise en oeuvre du bulletin de paie numérique
Initialement, la loi prévoyait un accord préalable de chacun des salariés avant la remise de leur bulletin au format électronique.
Suite à la Loi travail du 8 août 2016, la remise du bulletin de paie électronique modifie sa logique. Le bulletin de paie électronique peut se considérer comme la remise par défaut. Cela signifie que désormais un employeur qui souhaite remettre un bulletin de paie au format électronique à ses salariés n’a plus besoin de demander leur accord préalable. Cependant, la loi prévoit qu’il est toujours possible de refuser cette démarche. Désormais, seuls les salariés ayant refusé par écrit ( lors de son arrivée dans l’entreprise ou de la mise en oeuvre des bulletins numériques) la remise de leur bulletin dans ce format pourront continuer à le recevoir en format papier.
On note donc une volonté de l’administration de faciliter la démarche des employeurs d’établir le bulletin de paie numérique.
Il s’agit de confirmer si ces démarches seront suivies d’effet. Cependant on peut quand même souligner une certaine réticence des salariés à leur remise de leur bulletin au format électronique.
En effet on peut s’interroger sur la modalité qui offre les meilleures garanties. Les deux solutions comportent des risques ou incertitudes, non résolues pour le moment. La sécurité serait de doubler le moyen de conservation (papier + électronique), mais ce choix génère également des surcoûts. Bref, il n’y a pas de solution miracle.
Peu d’entreprises françaises ont recours au bulletin de paie électronique, à l’inverse des autres pays européens ou cette pratique est plus commune.
