Ces frais sont exclus de l’assiette de cotisations dans certaines limites et conditions
Quelle est la définition des frais professionnels ?
Les frais professionnels correspondent à des charges à caractère spécial liées à la fonction ou à l’emploi d’un salarié et supportés par celui-ci au titre de l’accomplissement de ses missions.
Comment est indemnisé le salarié pour les frais professionnels ?
L’employeur peut indemniser son salarié :
- sous forme d’allocations forfaitaires (des plafonds sont fixés par arrêté)
- sous forme de remboursement des dépenses réellement engagées
Quels types de frais professionnels sont indemnisables au forfait ?
L’arrêté du 20 décembre 2002 prévoit l’indemnisation des frais professionnels sous la forme d’allocations forfaitaires pour les dépenses de :
- Nourriture
- Logement
- Frais liés à l’utilisation à titre professionnel d’un véhicule personnel
- Frais engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle à l’intérieur du territoire métropolitain.
Tous les frais professionnels peuvent être remboursés au forfait ?
Non, dans certains cas, les frais professionnels ne peuvent être remboursés que sur la base réelle d’engagement de frais :
- supportés par le travailleur salarié ou assimilé en situation de télétravail
- engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication
- exposés par les salariés des entreprises françaises, détachés à l’étranger, et des sociétés étrangères, détachés en France
- engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements d’outre mer, les territoires français outre mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.
- Les frais de déménagement engagés par votre salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle
Tout le monde peut bénéficier du forfait ?
Non. Désormais, comme pour les avantages en nature, le remboursement des frais professionnels au forfait est limité. Sont exclus de ce type de remboursement :
- Les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de Société d’exercice libéral à responsabilité limitée,
- Les PDG de SA et de sociétés d’exercice libéral à forme anonyme,
- Les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiée.
Quelles démarches pour l’employeur ?
Pour pouvoir prétendre à l’exonération des cotisations sociales, l’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités pour frais professionnels conformément à leur objet.
Attention
Dans le cas où les allocations versées sont supérieures aux limites d’exonération, il faut voir si l’employeur a établit les circonstances de fait.
- Si l’employeur n’établit pas les circonstances de fait, l’allocation versée est réintégrée dans l’assiette dès le premier euro car c’est alors un complément de rémunération
- Si l’employeur établit les circonstances de fait, la fraction excédant le montant prévu par l’arrêté est exclue de l’assiette des cotisations s’il prouve que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs
