Tout commerçant doit tenir quelque soit le régime fiscal et le système comptable autorisé :
Un livre-journal ou journal général ;
Un Grand-livre ;
Un livre d’inventaire .
A. Le livre-journal
Le livre-journal est le document de saisie de base des informations comptables. On enregistre ainsi les transactions chronologiquement dans le livre-journal à partir des pièces justificatives de base. (Factures, pièces de caisse…) Pour chaque enregistrement au journal on trouve la date de l’opération, la description de l’opération (libellé), le montant, et l’intitulé des comptes débités et crédités.
Le contenu du Livre-Journal :
Un seul Livre qui enregistre les mouvements dans l’ordre chronologique et au jour le jour (la date comptable s’entend de la date de la pièce comptable, date de facture, date de remise du chèque, date de signature, date de bon à payer, date de saisie comptable). L’ordre peut être par numéro de compte, type d’opérations (achats ventes, trésorerie) déroulement des opérations; mais il n’est pas permis de globaliser les opérations sauf de même nature et réalisées au cours d’une même journée. L’enregistrement quant à lui s’effectue selon le plan de comptes du commerçant ;
Plusieurs livres auxiliaires (journal d’achats de ventes de trésorerie d’OD) les opérations enregistrées au jour le jour et par opération sont centralisées au moins une fois par mois sur le livre-journal, journal centralisateur .
B. Le grand-livre
Le grand-livre est l’ensemble des comptes de l’entreprise. On y reporte les mouvements débit et crédit des comptes après (ou simultanément) l’enregistrement au journal. Sur le grand livre on porte les écritures du livre journal ventilées par comptes et selon le plan de comptes de l’entreprise. On représente ainsi les comptes par un folio, une fiche ou un listing. On détaille le grand livre en autant de grands livres que de journaux auxiliaires (clients, fournisseurs, banque, OD), ce sont des comptes de centralisation .
C. Le Livre d’Inventaire
Il regroupe les éléments d’actif et passif relevés lors de l’inventaire. Pour les sociétés tenues de déposer leurs comptes au Greffe seul doit être retranscrit le regroupement des données d’inventaire. Seulement le regroupement des données d’inventaire Dans la pratique il s’agit d’une balance regroupée par grandes masses pour les postes de bilan Comptes imprimés en caractères noirs du système développé .
D. La balance comptable
La balance comptable est un état financier permettant de contrôler la comptabilité de l’entreprise. Elle se compose ainsi des documents présents dans le grand livre et dans le journal de la société. Détaillée dans un tableau de 6 colonnes, on doit donc obligatoirement équilibrer la balance .
Il existe 2 types de balances comptables :
La balance générale : contient l’intégralité des comptes ;
Les balances auxiliaires ou balances de tiers : c’est le détail des comptes fournisseurs et clients .
Tous les comptes sont présents dans la balance comptable. Il est donc important de savoir ce qui la compose et de la présenter comme il se doit .
Sur la balance comptable doivent donc obligatoirement apparaître :
Le numéro et l’intitulé du compte ;
L’intitulé du compte ;
Le total des débits ainsi que des crédits ;
Le solde du compte .
La balance comptable représente un enjeu primordial pour la comptabilité de l’entreprise, dans la mesure où on peut la considérer comme une synthèse du bilan. Elle permettra également de contrôler les comptes et de vérifier leur cohérence .
E. Authentification des livres légaux
Elle s’effectue :
Soit sous forme informatique (documents identifiés, numérotés, et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve) avec une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de l’enregistrement. Moyens mis en œuvre : numérotation des pages, utilisation de la date système, utilisation d’un programme d’édition, description de la procédure d’authentification des documents informatiques .
Soit selon le système de la cote et du paraphe auprès du Greffe du TC ou TGI, la cote certifie le nombre de pages ou folios, le paraphe certifie l’existence du livre et une date certaine, cette formalité s’exécute sans frais (pas de timbre fiscal mais coûts des greffes) avant le début d’activité .
F. La tenue
Enfin, la tenue doit respecter un certain nombre d’obligations :
Pas de blanc ni d’altérations d’aucune sorte;
Tenue en français;
En monnaie locale c’est-à-dire en euros mais possibilité d’enregistrer les opérations en devises qui sont ensuite converties;
Ainsi que le lieu de tenue de la comptabilité peut être en France, sur plusieurs sites ou à l’étranger.
