Les associés d’une société doivent se réunir au moins une fois par an pour approuver les opérations réalisées lors du précédent exercice comptable, mais aussi elle doit décider des orientations futures de la société. Cette réunion se dénomme assemblée générale ordinaire (AGO). Comment réunir cette AGO ? Qui y participe ? Qui préside ? Quand doit-elle avoir lieu ? Tour d’horizon sur un exercice qu’il ne faut surtout pas négligé.
Pourquoi une Assemblée générale ordinaire (AGO) ?
L’AGO est une réunion qui a lieu au moins une fois par an. C’est une obligation. C’est au dirigeant, c’est à dire le gérant s’il s’agit d’une SARL ou le Président s’il s’agit d’une SAS de s’assurer de la tenue d’une AGO dans un délai maximal de 6 mois après l’arrêté des comptes annuels. En d’autres termes, si votre société clôture au 31/12/2016, l’assemblée générale ordinaire devra s’être réunie avant le 30/06/2017 inclus. Cela est vrai même pour l’EURL ou la SASU où il n’y a par définition qu’un seul associé. Nous pouvons simplement dire dans ce cas que la réunion ne soulèvera pas de difficulté dans le calcul des majorités.
Qui est présent à l’assemblée générale ordinaire ?
Elle rassemble tous les associés de la société ou tout au moins, le dirigeant doit les avoir convoqués tous sans exception. A défaut, un juge pourra prononcer que l’AGO est nulle. Ce qui est une véritable catastrophe puisque toutes les décisions prises lors de l’assemblée sont censés n’avoir jamais existé. Autant dire qu’une multitude de problèmes se greffent à l’issue du jugement. Revenons à une situation normale et posons nous la question de ce que l’on fait dans une assemblée.
Que dit on à l’assemblée générale ordinaire ?
Tout d’abord le dirigeant présente son rapport de gestion. En d’autres termes, il commente le bilan clos lors du dernier exercice. Il s’agit souvent de commentaires sur les évolutions des performances de la société. Les associés peuvent poser des questions.
Le dirigeant lit son rapport spécial, à savoir toutes les opérations qui se sont déroulées au cours du dernier exercice et qui le concernent directement. Par exemple, la société loue des locaux qui appartiennent au dirigeant à titre privé. Tout associé doit se prononcer sur cette situation.
Ensuite, le dirigeant propose des résolutions écrites dans un procès verbal sollicitant les associés d’approuver les comptes, lui donner quitus afin de continuer la gestion de la société. Il est également demander d’approuver les orientations concernant la politique future de la société, l’affectation du résultat et les conventions réglementées (les conventions lues précédemment dans le rapport spécial).
Ces décisions pour être approuvées doivent prises à la majorité simple des votes, soit 50% des parts plus une voix, au minimum. Il convient néanmoins de se reporter aux statuts qui peuvent décider d’un pourcentage supérieure.
Assemblée générale ordinaire : que doit préparer le dirigeant ?
Vous l’aurez compris, c’est bien au dirigeant de préparer l’intégralité de tous les documents exposés ci-avant au moins quinze jours avant l’assemblée générale ordinaire. Cela comporte :
- les comptes annuels,
- le rapport de gestion,
- les résolutions proposées,
- le rapport spécial,
- le rapport du commissaire aux comptes le cas échéant.
Le dirigeant devra veiller également à venir avec la totalité des éléments comptables : grand livre, journaux comptables et balance.
Enfin, le dirigeant devra envoyer au greffe du tribunal de commerce un extrait de l’assemblée générale, son rapport de gestion et les comptes annuels certifiés par lui même.
Vous l’aurez compris l’assemblée générale ordinaire ne peut pas être négligée même si vous êtes seul associé. Voyez un professionnel pour ce type de mission.
