Vous avez des salariés et vous savez qu’il faut mettre en place des congés payés? Vous souhaitez une explication claire et précise de vos obligations à cet égard? easyPaie vous révèle comment organiser sereinement les prises de congés payés ouvrables dans votre entreprise, conformément à vos obligations légales et les pratiques en la matière.
1. Calculez le nombre de jours de congés payés acquis par votre salarié
Tout salarié à temps plein bénéficie de 2.5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, cependant la durée totale de ce congé ne peut excéder 30 jours ( soit 5 semaines de 6 jours)
2. Décomptez les jours congés payés de vos salariés
Commencez à compter à partir du 1er jour ou le salarié aurait dû travailler jusqu’à la veille du jour ou le salarié reprend son poste de travail.
Exemple: Votre salarié, travaillant du lundi au vendredi, part le vendredi soir de votre entreprise. Il prend une semaine de vacances et revient donc le lundi 10 jours après. Le décompte des jours de congés payés ouvrables débute à partir du lundi d’absence jusqu’au samedi, soit 6 ouvrables.
3. Qui demande les jours de congés payés ouvrables et par quel moyen?
Votre salarié, par demande écrite.
Veillez à mettre en place une procédure stricte pour cette demande des jours de congés payés ouvrables que devront respecter vos salariés. Cette procédure pouvant être présente sur un règlement intérieur ou une note de service qu’ easyPaie peut vous aider à réaliser.
4. Qui décide de la prise de congés payés en dernier lieu?
Vous, employeur.
Imposez au salarié un délai de 2 mois entre la demande écrite et la date du premier jour de congé. Pourquoi? Parce que la jurisprudence a tendance à demander à vous, employeur, de prévenir vos salariés de ses dates de congés au moins un mois à l’avance. Laissez vous donc le temps de la réflexion. N’oubliez pas, une réponse écrite à votre salarié sur sa demande de congés payés est toujours la bienvenue pour apporter une preuve en cas de litige.
5. Puis je revenir sur ma décision fixant les dates de congés de mon salarié?
Exceptionnellement, vous êtes en droit d‘annuler ces congés accordés au salarié. En effet, il n’est normalement pas possible d’annuler ou de modifier des dates de vacances d’un salarié moins d’un mois avant le début de cette période. Il vous faut des circonstances exceptionnelles, indépendantes de votre volonté, pour annuler les congés payés ( par ex. le décès d’un autre salarié). Cependant, cette opportunité a un coût puisque vous devrez rembourser les frais de vacances engagés par le salarié. Cette option est à utiliser de manière réfléchie.
6. Comment organiser la prise des congés payés de vos salariés?
Par fermeture de votre établissement ou par roulement. Décidez selon les besoins de votre société. Vous pouvez tout à fait imposer les jours de congés payés ouvrables à vos salariés, notamment afin de fermer temporairement la société. Sinon les congés peuvent être pris par roulement. Vous devez alors fixer les règles de priorité par salarié, notamment en prenant compte les obligations familiales, l’ancienneté ou encore le nombre de congés restants à prendre par vos salariés. Ces choix vous sont donnés par votre pouvoir d’organisation de la société. Un salarié ne respectant pas cette organisation pourra être sanctionné.
7. Ai-je une liberté totale dans l’organisation de la prise des jours de congés payés ouvrables?
Non. Vous devez respecter certains principes. La Loi vous impose ainsi que les jours de congés payés acquis soient pris par le salarié de la façon suivante:
- Un congé de 2 semaines consécutives minimum doit être pris entre le 1er mai et le 31 octobre
- 4 semaines doivent être posées en été (de mai à octobre)
- 1 semaine doit être prise en hiver (de novembre à mai)
- En principe, la prise de 5 semaines consécutives n’est pas permise. La 5ème semaine ne peut être accolée au congé principal.
- Cette 5ème semaine est au choix du salarié mais vous pouvez toujours refuser les dates proposée par votre salarié.
8. Que dois je faire si mon salarié ne souhaite pas prendre ses congés payés?
Vous devez l’y obliger, votre responsabilité en dépend!
Le salarié a droit à 5 semaines de congés payés (à partir d’un an d’ancienneté) et il est de votre responsabilité de vous assurer que l’intégralité de ces jours soient utilisés. Prenons un exemple: si votre salarié a accumulé trop de congés non pris et qu’il a un accident du travail, vous serez alors considéré comme responsable avec circonstances aggravantes. Ne pensez pas que la solution soit le paiement d’une indemnité pour les congés non pris. Ce paiement ne vous exonère pas de votre responsabilité, même si c’est le salarié qui dit préférer ce versement compensatoire.
Envoyez lui un courrier lui demandant de prendre ses congés. Cela vous protégera dans le cadre d’un litige.
9. Que dois je faire si mon salarié tombe malade durant ses congés payés?
C’est l‘arrêt maladie qui prévaut. Les congés payés doivent être repoussés. Votre salarié possède un droit de report de ses congés payés non pris en raison de la survenance d’un arrêt de travail pour maladie. Il ne peut pas pour autant enchaîner l’arrêt de travail avec les congés non pris, c’est à dire qu’il doit reprendre le travail à la date initialement prévue. Sauf si vous êtes d’accord pour que les congés payés suivent. Cette situation est donc à votre bon vouloir.
10. Lire le bulletin de paie de votre salarié concernant ses congés payés
Voici une image du bas des bulletins de paie de vos salariés qui vous sont transmis chaque mois par easyPaie. Nous allons ainsi vous expliquer comment doit être lue l’information mensuelle des congés payés.
Acquis N-1 : 16,00
Il s’agit des congés acquis par le salarié durant l’année N-1 (soit de juin à mai de l’année passée), et qui sont utilisables par le salarié sur l’année en cours.
Acquis N : 30,00
Ce chiffre représente le nombre de congés que le salarié est en train d’obtenir entre juin et mai de l’année en cours. Ces congés se cumulent et seront utilisables à compter de juin prochain.
Pris: 11,0
Cela vous indique le cumul du nombre de congés payés pris par le salarié sur la période.
Solde: 35,00
Le solde représente le nombre de congés détenu par le salarié.
Exemple
- Combien de congés payés à prendre par le salarié avant la fin mai?
Acquis N-1 (16) – Pris (11) = 5 jours de Congés payés
- Combien mon salarié peut il prendre de congés au maximum?
35 CP: 5 sur l’année en cours et 30 par anticipation
Attention: Il faut toujours veiller à ce que le solde des CP ne passe pas en négatif, vous lui auriez alors donné trop de congés.
