Comment préparer un entretien d’évaluation professionnel ?
Auparavant utilisé exclusivement pour les grandes entreprises, l’entretien d’évaluation annuel est aujourd’hui devenu chose courante pour la plupart des entreprises et salariés. Voyons ensemble quelques recommandations pour cette entrevue annuelle. Comment préparer un entretien d’évaluation professionnel ? Toutes les réponses sont dans cet article.
Avez vous des obligations concernant l’entretien d’évaluation annuel ?
Il n’y a aucune obligation légale pour l’entretien d’évaluation. En effet il n’est pas obligatoire, mais certaines branches imposent l’organisation de ces entretiens d’évaluation annuels en le précisant dans leurs accords collectifs ou leur convention. Vous pouvez donc directement vérifier les règles applicables pour votre entreprise.
Afin de donner une chance au salarié de s’entretenir avec son employeur sur ses perspectives d’avenir, cet entretien, à la différence de l’entretien professionnel, est obligatoire au moins tout les deux ans.
Comment préparer un entretien d’évaluation professionnel ? Et quels sont les objectifs lors de cet entretien ?
Il s’agit d’un moment d’échange. Les deux parties prennent le temps de se parler et de faire le point sur l’année passée. Il permet d’évaluer la performance du collaborateur, d’identifier ses points forts et les axes de progrès possibles, ainsi que de convenir d’objectifs personnels pour l’année à venir et de se mettre d’accord sur des mesures d’accompagnement (formation, bilan de compétences, ….) utiles à l’atteinte des objectifs fixés.
Cet entretien d’évaluation permet également de comprendre le collaborateur sur ses aspirations concernant son évolution professionnelle; sur les éventuelles difficultés qu’il a pu rencontrer, …
Il sert à l’amélioration des performances. En effet, il est un atout au service de la performance, du renforcement de la motivation, du bien-être du salarié et de son intégration au sein de l’entreprise.
Comment préparer un entretien d’évaluation professionnel ? – Les formalités précédant l’entretien
Informer les IRP: Avant de mettre en place ces entretiens, le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ainsi que le comité (CE) doivent être informés.
Informer les salariés: Vous devez également informer vos salariés sur les méthodes d’évaluation professionnelle qui vont être utilisées.
Le salarié ne peut en théorie pas refuser de participer à cet entretien d’évaluation si l’employeur a respecté ses obligations à l’égard des instances représentatives, et que l’information a correctement circulé entre les salariés.
Préparation de l’entretien
Pour débuter, Comment préparer un entretien d’évaluation professionnel ? Mettez sur papier la trame générale de l’entretien. Faire le bilan de l’année, identifier des points de progrès et rechercher des solutions, définir les objectifs et le plan d’actions pour l’année à venir, ainsi que mieux connaitre les aspirations du collaborateur.
Principaux points à voir:
- les missions principales rattachées au poste en question;
- faits marquants de l’année (réussites, difficultés rencontrées, progrès constatés, …);
- résultats par rapport aux objectifs fixés (préciser le niveau de réalisation estimé);
- évaluation de la maîtrise technique du poste (compétences techniques, capacités organisationnelles, …);
- qualités personnelles et comportementales (capacités à travailler en groupe, sens des responsabilités, …);
- souhaits du salarié en termes de développement personnel, d’avenir professionnel et de mobilité (formation, évolution professionnelle, …);
- priorités pour l’année suivante (plan d’action, objectifs prioritaires, etc.)
- Réalisation des objectifs pour l’année N+1
A noter: Précisez bien, pour chaque domaine, les conditions de suivi, les délais de réalisation, ainsi que les mesures d’accompagnement convenues pour favoriser l’atteinte des objectifs.
Comment diriger l’entretien d’évaluation
6 astuces pour le bon déroulement de l’entretien:
- Prévenez l’évaluateur et le salarié de l’entretien à l’avance pour qu’ils puissent se préparer;
- Incitez à l’échange lors de l’entretien, ne pas trop monopoliser la parole, laisser le collaborateur s’exprimer;
- Assurez vous que chaque remarque soit constructive afin de favoriser la communication et de donner l’envie de progresser et de s’investir. Évitez surtout de parler de la vie privée du salarié.
- Restez sur les faits et ayez à l’esprit que c’est le travail qui doit être mis en cause et non le travailleur. Gardez en tête que, dans toute circonstance, chaque salarié attend un minimum de reconnaissance par rapport à son travail.
- Mentionnez les succès, réussites et progrès de votre salarié. Si vous devez évoquer des ratés, pensez à souligner les pistes d’améliorations afin de rester en accord avec le but de cet entretien: pas de s’opposer au salarié ou de le sanctionner, mais de chercher à améliorer la situation générale.
- Pensez à reformuler si besoin, favorisez le recul et la réflexion de part et d’autre. Vous pouvez profiter de ce moment pour discuter salaire avec vos employés. Et ce même si cet entretien n’est pas défini pour ceci à la base.
En cas de négociation
Si votre salarié en vient à tenter de négocier son salaire, vous pouvez: Ecouter attentivement sa demande et l’évaluer; lui rappeler que l’entretien annuel d’évaluation est différent de celui des augmentation salariales; replacer sa demande dans le contexte des niveaux de performance et de contribution du salarié; ou encore expliquer que les résultats de l’entretien font partie des éléments pris en compte pour la détermination des évolutions salariales;
Lors de la fin de l’entretien, assurez vous de que le formulaire soit signé par les deux parties. Un exemplaire appartient au salarié, et vous conserverez l’autre afin de vous en servir comme référence pour l’année suivante. Le salarié a droit de réponse! Il peut très bien, lors de la signature du formulaire sur la fin d’entretien, faire part de ses commentaires sur les observations et analyses faites à son encontre. Le salarié peut également ne pas signer le formulaire. Ce refus n’a aucune incidence sur la validité de l’entretien même si cela amoindrit la portée du compte rendu.
Soigner le suivi de l’entretien d’évaluation annuel
L’entretien prend tout son sens lors du suivi, en effet, il permet de confirmer les engagements pris pendant l’entretien. Et ce, que ce soit en terme de formation, en aménagement de poste, ou en accompagnement du collaborateur. Il permet ainsi de remonter à la RH, avec l’accord du salarié, les informations recueillies en termes de mobilité et les compétences nouvelles ou diplômes acquis par le salarié. Et pour finir d’assurer un suivi des résultats du collaborateur.
L’entretien annuel d’évaluation est une aide au service de la performance et du développement personnel de vos collaborateurs. Prenez soin de bien préparer les grilles d’entretien. Et n’oubliez pas que l’objectif prioritaire est de favoriser le dialogue avec vos collaborateurs.
