Les obligations administratives des associations sous convention ; Pour débuter l’activité, l’organisme gestionnaire doit conclure préalablement avec les tutelles une convention. Cette convention détermine les capacités d’accueil, les moyens techniques et humains dont l’établissement doit disposer. Ainsi que le budget qui lui est octroyé pour financer l’ensemble de ces moyens. Cette convention se révise tous les 3 ans.
Ce budget et les moyens associés sont déterminés en amont, au niveau régional pour l’ensemble des activités du secteur. Les tutelles ont ensuite la charge de répartir ce financement entre les différents établissements en fonction des conventions établies.
Toute demande de mesure nouvelle en effectifs, en capacité, en moyens, nécessite une modification de la convention par un avenant qui fixe les nouvelles conditions financières.
La convention constitue donc la base de la procédure de tarification. Elle vient fixer le budget que l’établissement doit respecter et les moyens associés qu’il doit mettre en œuvre.
Quelles obligations administratives des associations sous convention ?
Le respect de ces obligations par l’établissement se contrôle dans le cadre de la procédure de tarification. Elle comporte 2 phases : une phase de proposition budgétaire émanant de l’établissement et une phase d’examen des comptes de l’établissement par la tutelle.
Ces 2 phases résultent du système de financement qui suit un cercle vertueux, dans lequel un budget global est d’abord attribué aux établissements en fonction des propositions budgétaires effectuées. Puis un contrôle systématique et mécanique de l’utilisation des fonds octroyés permet de s’assurer de la bonne gestion des établissements et d’ajuster en fonction, les budgets futurs.
1°) Proposition budgétaire
Au 31 octobre de chaque année, l’ESMS doit soumettre son budget sur la base de la convention en cours et des évolutions souhaitées pour N+1. Le budget permet de déterminer la tarification nécessaire à l’établissement pour remplir sa mission
Les tutelles l’examinent et motivent, par écrit, l’acception, l’amendement ou le refus des propositions qu’elles envisagent. En cas de désaccord, l’établissement doit répondre dans les 8 jours pour argumenter sa position et solliciter d’éventuelles réallocations entre les lignes budgétaires. A l’issue de cette phase, les tutelles fixent le budget de l’établissement par un arrêté tarifaire.
2°) Examen des comptes administratifs
Afin de vérifier la correcte utilisation du budget octroyé, l’établissement transmet au 30 avril de chaque année, ses comptes administratifs aux tutelles que les examinent. L’objectif est de comparer le réalisé au budget et de proposer l’affectation du résultat administratif.
L’affectation du résultat a un impact tarifaire dans la mesure où elle consiste à ajuster le budget N+2, du montant des excédents ou des déficits dégagés en N. Ce système repose sur le fait que les tutelles considèrent un excédent comme une ressource provenant d’une sur-dotation budgétaire. Elle sera utilisée pour couvrir une partie des dépenses futures, venant diminuer d’autant le budget N+2. A l’inverse, un déficit signifie que le budget attribué à l’organisme gestionnaire était insuffisant pour couvrir ses charges. Il vient donc augmenter les budgets suivants. Autrement dit, d’un point de vue financier, les tutelles considèrent qu’un budget est bien utilisé lorsque le résultat administratif est à l’équilibre.
En conséquence, l’excédent peut s’affecter de deux manières :
A la réduction des charges d’exploitation du budget N+2, signifiant une diminution de tarifs ;
En réserves d’investissements ou en réserves de trésorerie, équivalant à laisser l’excédent aux associations sous convention en vue de financer des investissements futurs ou des difficultés de trésorerie passagères liées à l’augmentation du BFR.
A l’inverse, un déficit peut venir en augmentation des charges du budget N+2. Il est équivalant à une augmentation de recettes sur N+2. Il peut aussi s’affecter en diminution des réserves constituées antérieurement.
Le résultat administratif n’appartient pas à l’association gestionnaire dans la mesure où il provient de fonds attribués par le financeur. En conséquence, les tutelles, peuvent refuser certaines dépenses lorsqu’elles n’ont pas été autorisées préalablement.
De la même manière, elles peuvent refuser l’affectation demandée et en proposer une autre.
