Devez vous mettre en place une garantie Frais de santé dans votre entreprise ?
easyPaie vous révèle quelles sont vos obligations, à compter du 1er janvier 2016, concernant cette garantie Frais de santé.
Décodez votre obligation
Le 1er janvier 2016 au plus tard, vous devez avoir mis en place une couverture complémentaire en Frais de santé pour tous vos salariés, qu’ils soient cadres ou non-cadres.
Vous devez assurer à vos salariés un socle minimal de garanties, définies par la loi.
Connaissez le contenu minimum de la garantie
Les organismes assureurs sauront vous préciser le contenu de la garantie Frais de santé, mais voici les moyens d’examiner par vous même si la loi est respectée.
La garantie Frais de santé doit:
Respecter un panier minimal de soins:
- Panier Soins de ville: remboursement de intégralité du ticket modérateur (=partie des dépenses de santé qui reste à la charge du patient après le remboursement de l’assurance maladie), sur les consultations de médecins, actes et prestations remboursables par l’assurance maladie + forfait journalier hospitalier, sans limitation de durée.
- Soins dentaire: prise en charge d’un minimum de 125% des tarifs servant de base au calcul des remboursements de la sécurité sociale, autant pour l’orthodontie que pour les prothèses dentaires.
- Soins optique: prise en charge des verres et de la monture pour un montant de 100 à 200 € selon la correction, tous les 2 ans (tous les ans pour les mineurs ou en cas de changement de vue).
Etre un contrat responsable
Un contrat responsable permet de responsabiliser les patients, en leur incitant à respecter un parcours de soins afin d’être mieux remboursés. Par exemple: en consultant dans un premier temps le médecin traitant avant un spécialiste.
C’est pourquoi, le contrat que vous signerez avec l’organisme assureur devra être responsable, notamment en fixant les limites concernant le remboursement des dépassements d’honoraires des médecins.
Etre un contrat solidaire
Le contrat Frais de santé est solidaire dès lors qu’il ne détermine pas les cotisations de ses assurés en fonction de leur état de santé.
Connaissez vous les sanctions en cas de non mise en place de la garantie Frais de santé?
A compter du 1er janvier 2016, vous devez être en conformité avec la loi.
Avez vous mis en place une garantie Frais de santé dans votre entreprise? Non: vos salariés ont le droit de vous demander directement la prise en charge de toutes leurs dépenses de santé, sans limite, jusqu’aux montants réels déboursés.
Si c’est le cas, est ce un contrat collectif, obligatoire et formalisé? Sinon ; requalification du régime de non obligatoire + réintégration dans l’assiette de cotisations de sécurité sociale de la contribution patronale et pour l’ensemble de vos salariés
Si c’est toujours bien le cas, s’agit il d’un contrat responsable? Oui? Vous êtes alors en conformité avec la loi!
Sinon, absence d’exonération des cotisations sociales sur la part employeur + de la déductibilité fiscale de la part salariale. Absence de déductibilité fiscale des cotisations dans le cadre de la fiscalité « Madelin ».
Vérifiez votre convention collective
Dès lors que la convention collective qui vous est applicable se prononce sur la garantie Frais de santé et qu’elle met en place une garantie au moins aussi favorable que la loi pour le salarié, vous devez l’appliquer obligatoirement, et ce, sans aucun formalisme supplémentaire! Par conséquent, vous n’appliquerez que les 3 prochains points précisés ci dessous.
Choisissez un organisme assureur
Si votre convention collective désigne un ou des organismes assureurs en matière de garantie Frais de santé; cela a une valeur obligatoire.
Si votre convention collective recommande un organisme assureur ou ne prévoit pas d’organismes assureurs; vous êtes libre de choisir votre organisme assureur. (n’hésitez pas à contacter un courtier en assurances pour vous aider dans le choix de l’organisme assureur)
Fixez vos salariés protégés
La garantie Frais de santé doit être collective, c’est à dire protéger l’ensemble de vos salariés Ce n’est pas pour autant qu’il vous revient de mette en place un contrat unique qui couvrirait la totalité des salariés de la société. Vous pouvez tout à fait avoir un régime de santé distinct entre vos cadres et vos non-cadres.
Vous pouvez également fixer des cas de dispense d’affiliation à cette protection sociale complémentaire. Toutefois, cela est limité aux cas suivants:
- Les salariés présents lors de la mise en place de la garante Frais de santé; si une cotisation leur est demandée.
- Les salariés bénéficiant d’un contrat d’assurance santé individuel lors de la mise en place des garanties ou lors de leur embauche; sous réserve d’apporter la preuve de cette couverture obligatoire. En tout état de cause, cette dispense d’affiliation cessera a à la première échéance suivante du contrat individuel souscrit par l’intéressé.
- Ceux bénéficiant de la couverture maladie universelle complémentaire (CMUC) ou de l’aide à l’acquisition d’une complémentaire santé (ACS) sous réserve d’apporter à l’employeur la preuve du bénéfice de cette aide chaque année.
- Les salariés en CDD, intérimaires et apprentis supérieur ou égal à 12 mois;à condition de justifier d’un contrat individuel souscrit par ailleurs.
- Ceux en CDD, intérimaires et apprentis inférieur à 12 mois, même s’ils ne bénéficient pas d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs.
- Les salariés à temps partiel et apprentis dans le cas ou leur participation salariale serait au moins égale à 10% de leur salaire brut.
- Les salariés bénéficiant, y compris en tant qu’ayant droit; d’un des dispositifs santé complémentaire fixées par l’arrêté du 26.03.2012
Attention!
Les dispenses d’adhésion doivent relever du libre choix de votre salarié. Cela implique que s’il refuse la garantie Frais de santé dans votre entreprise; il devra le demander par écrit et , le cas échéant, en y joignant le justificatif.
Si vous avez un couple travaillant dans votre entreprise, l’un des deux membres du couple pourra être ayant droit. Le caractère collectif ne sera pas pour autant remis en cause.
Choisissez votre mode de financement
Vous devez assurer au minimum la moitié du financement de cette garantie Frais de santé. Par exemple: sur une mutuelle à 84€, votre société devra payer au minimum 42€
Si votre société a du mal à recruter des salariés qualifiés; proposez une mutuelle avec une part patronale de 75% à 100%. Cela est attractif.
Établissez une décision unilatérale de l’employeur (DUE)
Ni votre convention collective, ni un accord d’entreprise n’a fixé la mise en place du régime Frais de santé? Vous devenez responsable de l’application d cette garantie Frais de santé et vous devez alors réaliser une DUE.
Votre DUE précisera le régime de Frais de santé applicable dans vote entreprise.
Le formalisme de la mise en place d’un contrat santé est important . A défaut, vous risquez un redressement de l’URSSAF en cas de contrôle; avec requalification en avantage en nature de la mutuelle mise en place, sur les trois dernières années plus l’année en cours.
Informez vos salariés
Vous devez informer vos salariés de la mutuelle que vous avez mis en place. Expliquez à vos salariés ce qu’implique le contrat auquel vous avez souscrit (exemple: s’ils en payent une partie). Vous devez également les informer des conséquences de leur choix s’ils refusent cette garantie.
Vous devez ensuite remettre à chacun de vos salariés et à tout nouvel embauché:
- Une copie de la DUE
- Une notice d’information détaillée résumant notamment les garanties et leurs modalités d’application.
Faites signer une liste d’émargement à vos salariés, dès lors que vous leur avez remis.
Et enfin,retrouvez l’intégralité du livret ainsi que l’explication détaillée d’un bulletin de paie d’un salarié concernant sa garantie Frais de santé: ici
